5W1H・5W2Hの違いやシーン別の活用例を徹底解説
物事を論理的かつ簡潔に考える際に「5W1H」や「5W2H」というフレームワークがあることをご存知でしょうか？
5W1Hは英語学習での基本ですが、ビジネスの場でもマーケティング企画・戦略につながる重要な考え方です。
しかし単語の意味は理解していても、実際にどのように取り入れるべきかわからない方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、5W1Hや5W2Hの基本を押さえながら、活用のコツや例文を解説していきます。
この記事で学べること
- 情報共有や分析において非常に重要
- 情報整理・構造化しやすくなる
- 目的に合わせて要素の順番を入れ替えるのがコツ
- 目次
5W1H・5W2Hとは
5W1H・5W2Hとは、情報を整理して分類し、論理的な構成になるようにまとめていくフレームワークです。
基本となる5W1Hについては、下記の6つの内容で構成されています。
- What（何を）：具体的な目的や目標、対象物など
- Why（なぜ）：目的や目標を実行する理由
- When（いつ）：対象となる時期
- Where（どこで）：目的を実行する場所
- Who（誰が）：実行する主体
- How（どのように）：目的や目標を達成するための方法
5W2Hでは、上記の内容に加えて「How Much（いくら）」という要素も加わります。
具体的な数量の指標も必要となる場合には、5W2Hで検討することが大切です。
5W1H・5W2Hの必要性
5W1Hや5W2Hは、情報共有や分析において非常に重要なフレームワークです。
その必要性を2つの視点から解説していきます。
FEATURE 1
状況や相談内容を端的に伝えることができる
5W1H・5W2Hは、情報を6～7つの要素に分解することで、状況や相談内容を端的に伝えることができます。
例えば、手短にメモをしたりメッセージを残したりする場合、少なからず内容を要約しなければなりません。
5W1H・5W2Hを活用することで、伝達ミスが発生せず、相手が理解しやすい内容になります。
FEATURE 2
思考の整理や深掘りが具体的にできるようになる
5W1H・5W2Hは、思考の整理や深掘りを具体的に行う際にも役立ちます。
例えば、新年の目標や新規ビジネスの大まかな方向性を決める際、活動を起こしやすいようにできるだけ具体的に記したいものです。
5W1H・5W2Hから思考を膨らませていくことで、論理的に物事を見やすくなります。
逆に要点を整理したいときに、最低限注目するべき内容としても役立ちます。
5W1H・5W2Hの各要素と基本の順番
5W1Hや5W2Hを考えていくには基本となる順番があります。各要素の詳細も含めて確認していきましょう。
NO.1
When（いつ）
「When」は、ある出来事や行動が起こる時間や時期を示す要素です。
ビジネスにおいては「会議・打ち合わせ」「イベントなどのスケジュール決定」「納期・期限共有」などの場面でWhenを明確にしなければなりません。
関係者間で認識のズレを防いだり、効率的な業務遂行をしたりするには必須です。
時間を決める際には、以下のポイントを押さえるとよいでしょう。
- 関係者全員の都合を調整する
- 業務の進捗状況や予算を考慮する
- イレギュラーな事態が
- 発生する可能性を想定する
NO.2
Where（どこで）
「Where（どこで）」は、ある出来事や行動が起こる場所を示す要素です。
ビジネスにおいては、会議や打ち合わせ、イベントなどの開催場所を決める際に場所を特定することが基本です。
- 会議や打ち合わせの開催場所
- イベントの開催場所
- 営業活動の拠点
- 倉庫や工場の所在地
上記のようにWhereを明確にすれば、その場所ごとに必要な準備も見えてきますね！
「関係者全員の都合や業務の目的を考慮しているか」「安全性の確保ができているか」などを考えていきましょう。
NO.3
Who（誰が）
「Who（誰が）」は、行動に関わる人や組織を示す要素です。
ビジネスにおいては役割分担が基本なので、誰が業務を担うのかは確実に決めなければなりません。
また、コミュニケーションやチームワークを円滑に進めるためにも、適性を見極めておく必要があります。
業務の担当者だけでなく、関係者や顧客、取引先なども該当します。
これまでの「What」や「Where」をもとに関係者の役割や責任を明確にするのはもちろんのこと、情報共有を円滑にするための仕組みも整えていきましょう。
NO.4
What（何を）
「What（何を）」は、仕事の目的や内容を示す要素です。
「Who」で定めた担当者が、具体的にどのような活動をしていくのかを示していきます。
業務の方向性や、目標・成果を達成するための計画を立てていきましょう。
もし情報量が多くなった場合は、次の「Why」などと組み合わせて、業務の必要性や重要性を明確にすること、根本的な業務の背景を再度確認することが大切です。
NO.5
Why（なぜ）
「Why（なぜ）」は、行動する目的や理由を示す要素です。
仕事の目的がわからなければゴールが見えていないのと同じなので、常に念頭に置いておく必要があります。
「なぜ連絡を必要としているのか」「なぜ問題を解決しなければいけないのか」という要素が明確になっていれば、実行する理由にもつながります。
課題となる部分がわかっていれば解決策を検討することができるので、新規事業を立ち上げる際も土台となっていくでしょう。
NO.6
How（どのように）
「How（どのように）」は、問題を解決する方法や手段を示す要素です。
解決するべき問題を見つけることができても、具体的にどのように実行するべきかわからなければ意味がありません。
だからこそ、方法・手段・プロセスなどを十分に共有できていなければ、ビジネスは軌道に乗っていかないのです。
一度業務の方法や手段を構築できれば、効率化や改善もしやすくなりますよね！
百発百中で成功するわけではないので、常に改善するものと想定しておきましょう。
NO.7
How much（どのくらい）
「How much（どのくらい）」は5W2Hでの考え方で、量や大きさ、程度を示す要素です。
ビジネスにおいては、予算・コスト・数量・品質など、量的に把握できる要素を明確にすることで評価や行動がしやすくなります。
抽象的な目標では本当に目指しているゴールに到達できているかが見えてこないので、具体化するためには欠かせない考え方です。
「現実的な数字か」「数字を設定した背景や理由は妥当か」などを意識しながら検討していきましょう。
5W1H・5W2Hのメリット
日常生活の中から5W1Hや5W2Hを意識するメリットは多いです。代表的なものを取り上げていきます。
MERIT 1
コミュニケーションが円滑になる
5W1Hや5W2Hを活用することで、以下などを明確にすることができます。
- 物事の目的・背景
- 方法・手段
- 量・大きさ・程度
これらの要素を共有できれば、関係者間で認識のズレをなくし、円滑なコミュニケーションを図れますね。
逆にいえば無駄な要素を省いた表現ともいえます。どのように伝えればよいか迷った場合、ぜひ意識したい要素です。
MERIT 2
情報を整理しやすく構造化できる
5W1H・5W2Hは、情報を整理するときに役立ちます。
情報を6～7つの要素に分解することで、情報を漏れなく、かつ体系的に評価することができます。
「状況を詳しく分析していこう」というシーンで何から検討すればいいかわからない場合には、分析のひとつとして用いるべきでしょう。
MERIT 3
問題点の分析や洗い出しに活かせる
すでにプロジェクトを始めている場合には、問題点の分析や洗い出しにも役立ちます。
5W1H・5W2Hの要素をすべて洗い出すことで、どの要素へのアプローチに誤りがあったかが見えてきます。
例えば、プロジェクトの遅延が発生した際に適用すれば「目的やスケジュール」「進捗状況」「課題や問題」など、さまざまな観点から分析が可能です。
5W1H・5W2Hのデメリット
5W1Hや5W2Hを活用するには、主に2つのデメリットがあります。
DEMERIT 1
意識しすぎると不自然な表現になりやすい
会話の中に5W1H・5W2Hを取り入れようと意識しすぎると、不自然な表現になりやすいです。
特に基本の流れを考えすぎてしまうと、かえって会話に間が空いたり、冗長な表現になりやすくなったりします。
簡潔に伝えようとしたにも関わらず逆効果になる可能性もあるので、最初のうちは注意が必要です。
DEMERIT 2
使いこなすには時間がかかる
前項とも重なりますが、5W1Hを使いこなすには時間と練習が必要です。
5W1Hの要素をすべて理解するのは前提として、適切に活用できるようになるには、ある程度の時間をかけて学習しなければなりません。
文章に起こすのはできたとしても、瞬発力が求められる会話は苦手だというケースもあります。
ビジネスにおける5W1H・5W2Hの活用例
5W1Hや5W2Hの基本を踏まえて、ここではビジネスでの活用方法を解説していきます。
CASE 1マーケティング戦略立案時の使い方
マーケティング戦略立案においては、「What（何を）」を明確にすることから始めるケースが多いです。
「何を売りたいのか」「何を達成したいのか」を明確にすることで、マーケティング戦略の方向性を決めていきます。
- Why：なぜその商品やサービスを販売したいのか
- Who：誰に商品やサービスを提供したいのかを定め、ターゲット層を絞り込む
- When：商品・サービスの発売時期やキャンペーンを実施する時期などを決める
- Where：商品やサービスを販売する場所やキャンペーンを実施する媒体を決める
- How：マーケティング戦略を実行するための手段や方法を決める
- How much：マーケティング活動にかける予算や目標とする成果などを決める
上記のような意識で取り組むと設定がしやすいです。
例えば新商品の発売を検討している場合、以下のような施策を立案できます。
施策立案の例
- What：新商品の発売
- Who：20～30代の女性
- When：2024年秋
- Where：全国の百貨店
- How：TVCMやSNS広告による認知拡大、店頭販促による販売促進
- How much：予算1億円、売上目標1000万個
このように活用することで、マーケティング戦略をより具体的かつ効果的に実施することができます。
CASE 2
報連相での使い方
複数人で仕事をしていれば、報告・連絡・相談は必須です。
報連相を行う際には、5W2Hを以下のように活用することで、相手に的確に情報を伝えることができます。
報連相の例
- What：プロジェクトの進捗状況の報告
- Why：想定通りに進んでいるかを確認したいから
- Who：プロジェクトメンバー
- When：毎週月曜日
- Where：出勤後
- How：口頭もしくはメールで
- How much：現状の進捗率
このようにマニュアル化しておくと、相手に必要な情報だけを簡潔に伝えることができます。
CASE 3
新商材の開発
新しい商材を開発する際は、ターゲットのニーズに応じたコンテンツを作成しなければなりません。
そこで商材の概要を決めるために、5W2Hを活用して開発の方向性を定めていきます。
新商材の開発例
- What：会計ソフトのモバイルアプリ開発
- Why：手軽に会計の履歴を残したい
- Who：20～30代の個人事業主
- When：8月まで
- Where：自社サイトで紹介、各種アプリサービスで展開
- How：PC用会計ソフトの機能をベースに
- How much：2,000万円以内の開発費
あくまで一例ですが、検討するべき項目を無駄なくリストアップできます。
5W1H・5W2Hを活用する3つのコツ
実際に5W1H・5W2Hを活用する際は、以下3つのコツを意識して取り組みましょう。
- 紙に書き出して整理する
- 目的に合わせて要素の順番を入れ替える
- 複数の視点から評価する
HINT 1
紙に書き出して整理する
5W1H・5W2Hは、頭の中で考えようとすると、どうしても抜け漏れや曖昧さが発生しやすくなります。
そのため、まずは紙に書き出して整理することで情報を整理し、漏れなくかつ具体的に考えることができます。
HINT 2
目的に合わせて要素の順番を入れ替える
5W1H・5W2Hの要素は基本の順番はありますが、どんな場面でも厳守しなければいけないわけではありません。
目的に合わせて要素の順番を入れ替えることで、よりわかりやすく、効果的に伝えることができます。
例えば報連相を行う際には、相手が知りたい情報から順番に伝えることが大切です。
誰からの伝言かが重要な場面では、「Who→What→When→Where→How」などの順番で伝えるとよいでしょう。
HINT 3
複数の視点から評価する
5W1H・5W2Hで考えた内容は、自分一人の視点だけで評価するのではなく、複数の視点から評価するほうが客観的に考えることができます。
新規事業のコンセプトを作る際には、「経営層の視点」「営業担当者の視点」「開発担当者の視点」など、複数人で検討するべきです。
より実現可能な施策にするためにも心がけていきましょう。
5W1H・5W2Hの応用形
5W1Hや5W2Hには応用形が数多くあります。ここではそれぞれの特徴と違いを見ていきましょう。
NO.1
5W1H1R
基本の5W1Hに加えて「Result（結果）」の要素を加えたものです。
これは新しい企画を考える段階から実施、結果の評価をひとつにまとめることで、マーケティングそのものを全体的に評価できます。
より結果を重視したいときに取り入れてみましょう。
NO.2
5W3H
5W1Hに「How much（価格）」と「How many（量・規模）」を加えたフレームワークです。
5W1Hよりも数量での評価を充実させることで、計画も具体性が上がります。
特に価格の要素が出る場面で意識してください。
NO.3
7W1H・7W2H・7W3H
これらの3つは、5W1Hに「Which（どれ）」と「Whom（誰に）」の要素を加えたものです。
7Wの考え方は“選択”という考え方が増えるため、このような選択肢があれば魅力的に映るかも検討していきます。
これによって競合の商品やサービスとどのように差別化をしていくか、洗い出していくきっかけにもなります。
NO.4
2W1H
5W1Hの要素のうち最も重要な「What（何を）」と「Who（誰が）」に「How（どのように）」のみに限定したフレームワークです。
毎回5W1Hを考えなくても、これらの3つの要素だけは明確にすることで、コミュニケーションエラーなどは防げます。
法則を意識しすぎて話に詰まってしまうような方は、報連相に2W1Hを取り入れていきましょう。
5W1H・5W2Hについてよくある質問
5W1Hはなぜ大切なのですか？
W1Hはコミュニケーションを円滑にするために、重要な要素だけを抜き出せるものです。報連相や新しい企画を考える際に6つの要素を意識すると、簡潔にまとめることができます。
話が長くなってしまう人や、逆に何を重視して話せばいいかがわからない人は、日常会話の中から意識していくべきでしょう。
5W1Hはいつ使うべきですか？
5W1Hはプロジェクトの計画や新商品の開発などにおいて、ターゲット層や競合商品、商品の特徴などを明確にするために活用します。
日常会話で共有事項があるときや、会議などで要点を整理したい場面でも有効です。問題が発生した際は原因や解決策を探ることもできるので、活用できるシーンは多いでしょう。
まとめ
5W1Hや5W2Hは、ビジネスだけでなく日常生活からも取り入れるべき思考方法です。
話が長くなってしまう人や、メモの時にどこを抜き出していいかわからない人は、普段から意識しておくべきでしょう。
ただ、根本的な話し方や思考方法は簡単に変わるものではありません。長期間少しずつ訓練をしていく前提で向き合っていきましょう。
