5W1Hとは？要素の詳細やビジネスシーンに活かせる例文を解説！
Web担当者であれば「5W1H」を知っておく必要があります。
5W1Hとは、以下6つの要素で構成された思考整理のフレームワークです。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（だれが）
- What（なにを）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
ここでは、「5W1Hってなに？」「どんなシーンで活用できるの？」とお悩みの人に向けて、概要や使う目的、活用方法や例文を初心者にもわかりやすく解説します。
この記事で学べること
- 5W1Hはビジネスシーンで役立つ思考整理のフレームワーク
- 社内の人への連絡・上司への報告・マーケティング戦略の立案・新商品の開発など、活用シーンはさまざま
- 5W1Hを応用したフレームワークには5W2H・5W3H・7W2Hなどがある
- 目次
5W1Hとは
When（いつ）・Where（どこで）・Who（だれが）・What（なにを）・Why（なぜ）・How（どのように）の6つの要素で構成された5W1Hは、思考整理のフレームワークです。
伝えたい情報を要素の並び順に整理することで、話の内容が相手に伝わりやすくなります。
5W1Hを使う目的は、「わかりやすく正確に情報を伝えるため」です。
フレームワークに当てはめて情報を整理し伝えると、過不足なく相手とコミュニケーションを取れます。
反対に、フレームワークを構成する要素が1つでも欠けると、情報を正しく伝えることが難しい場合があります。
ビジネスシーンにおいては、「業務がスムーズに進まない」「間違った方向に進んでしまう」といった可能性もありますね。
5W1Hを使えば、わかりやすく正確に情報を伝えられるだけではなく、無駄なやり取りにかかる時間や労力を減らすことも可能です。
さらに、状況や物事を正しく正確に伝えられると、改善すべき点を発見できたり、新しい発想が生まれたりするため、さまざまなシーンで活用できます。
5W1Hの各要素
5W1Hのそれぞれの要素が具体的になにを示すのか、くわしく解説します。
ELEMENTS 1
When：いつ
When（いつ）は、日時や期限、期間や時期などを伝える、時間に関する要素です。
具体的な日時やタイミング、季節や納期、「Aさんのデザインが完成したら」などのタイミングを示します。
時間に関する要素を入れることで「いつまでに」やらなければならないのか、相手が把握しやすくなります。
ELEMENTS 2
Where：どこで
場所を示す要素のWhere（どこで）は、場所や位置、空間的な条件を示します。
例えば、会社なら「ミーティングルーム」や「部長のデスク」、社外なら「展示会場のBブース」や「C社の受付」などが当てはまります。
デジタル化が進んだ現在では、「案件Dのフォルダ」や「ZoomのミーティングID○○○」などを指定する場合もあるでしょう。
場所や位置に関する情報を、わかりやすく具体的に伝えることによって、相手が目的の場所にスムーズにたどり着けます。
ELEMENTS 3
Who：だれが
Who（だれが）は、人物や役割、役職を示す要素です。
関わる人物を明らかにすることで、相手が情報全体を把握しやすくなります。
例えば、自分や顧客などの人物、担当者やデザイナーなどの役割、チームリーダーや部長などの役職を示します。
インターネットが普及した現在では、SNSなどのアカウント名もこの要素に含まれます。
ELEMENTS 4
What：なにを
対象となる物事を示す要素がWhat（なにを）です。物事や事象、概念や議題などを示します。
例えば、商品やサービス、テーマや議題、コンセプトや価値などが当てはまります。「部長の話」や「顧客のクレーム」など、形がないものも含まれるため、わかりやすい表現を選ぶことが大切です。
ELEMENTS 5
Why：なぜ
Why（なぜ）は理由や原因を示す要素です。物事の根拠や原因、目的や目標を示します。
例えば、問題が発生した際に原因を明らかにすると、再発しないように対策できます。Why（なぜ）の情報を明らかにして共有できると、「現状の課題解決」や「プロセス」をイメージしやすくなるでしょう。
ELEMENTS 6
How：どのように
How（どのように）は、手段や方法、使うツールや程度を示す要素です。
例えば、「WordとExcelのどちらで資料を作るのか」「どのくらいのボリュームがある資料を作るのか」などを示します。
How（どのように）の情報が不足すると手段や程度を把握できないため、結果が大きく異なってしまうでしょう。
How（どのように）は非常に重要な要素ですので、間違った行動を起こさないために、細やかな共有が必要です。
5W1Hのメリット・デメリット
5W1Hを業務や日常で活用する際のメリット・デメリットを解説します。
メリット
5W1Hを活用することで、相手にわかりやすく、過不足なく情報を伝えられるメリットがあります。
例えば、上司から「営業先に持っていく資料を用意しておいて」と指示されても、部下はいつまでになんの資料が必要なのか、まったく理解できません。
上司が「明日のA社の資料」を欲しがっていても、部下が「来週のB社の資料」だと受けとってしまうと、重要な商談に資料が揃わず、業務に支障をきたしてしまうでしょう。
5W1Hの要素が1つでも不足すると、認識にズレが生じる可能性があるのですね。
5W1Hを意識すれば、一度で内容を理解でき、聞き返す手間と時間を省けるため、スムーズにコミュニケーションが取れます。
デメリット
メリットの多い5W1Hですが、日常会話には不向きです。
5W1Hを意識して話すと、説明口調になって違和感を与える恐れがあります。
例えば、友人にくわしく情報を伝えているつもりでも、セールストークのように感じられ、嫌な気分にさせるかもしれません。
また、5W1Hを意識しすぎると、かえって内容がわかりにくくなる可能性もあります。こちらが伝えたい情報だけではなく相手が求めている情報を把握し、適切なフレームワークを使うことが大切です。
5W1Hの使い方
5W1Hを使う際には、以下2つの手順で進めます。
STEP 1.情報を書き出す
STEP 2.状況に合わせて順番を入れ替える
各手順とポイントを解説します。
STEP 1
情報を書き出す
まず初めに、5W1Hのそれぞれの要素に当てはまる情報を書き出します。
例）上司への報告
| When（いつ） | 本日の午前中 |
|---|---|
| Where（どこで） | 得意先のA社で |
| Who（だれが） | 仕入れ担当のB部長より |
| What（なにを） | 弊社の商品を |
| Why（なぜ） | 年末に開催するイベントで使用したいため |
| How（どのように） | 来月末までに現在の3倍の量を納入して欲しいと言われた |
各要素に沿って情報を組み立てると、物事が起こった理由や経緯をわかりやすく伝えられます。
STEP 2
状況に合わせて順番を入れ替える
状況によっては、各要素の順番を入れ替える工夫も必要です。
例えば、重要な人物が関わっているときは「Who」から、目的や経緯が重要な場合は「Why」を先頭に持ってきましょう。
「こちらが最も伝えたい情報はなにか」「相手がどの順番で聞いたほうがわかりやすいか」を意識しながら、組み立てることが大切です。
先頭の要素が決まれば、あとは重要度に沿って要素を入れ替え、相手に内容が伝わりやすいように文章を組み立てましょう。
ビジネスにおける5W1Hの活用方法と例文
ビジネスシーンでの5W1Hの活用方法と例文をご紹介します。
NO.1
社内の人に連絡を取る場合
5W1Hは、社内の人とコミュニケーションを取る際に活用できます。
| When（いつ） | 〇月△日□時 |
|---|---|
| Where（どこで） | 取引先のA社 |
| Who（だれが） | 私 |
| What（なにを） | 新商品のプレゼンテーション |
| Why（なぜ） | 先方の要望 |
| How（どのように） | 実際の商品と資料を使って |
これらの情報を整えて文章にすると、以下になります。
例文
「〇月△日の□時に取引先のA社で、先方の要望で私が実際の商品と資料を使って、新商品のプレゼンテーションを行います。」
NO.2
上司へ報告を行う場合
ビジネスにおいて非常に重要な「報告・連絡・相談」にも、5W1Hを活用できます。
| When（いつ） | 今日の午後 |
|---|---|
| Where（どこで） | ミーティングルーム |
| Who（だれが） | 私 |
| What（なにを） | 資料を作る |
| Why（なぜ） | 来週の展示会で配布する |
| How（どのように） | PowerPointを使って |
これらの情報を整えて文章にすると、以下になります。
「私は、今日の午後からミーティングルームで、PowerPointを使って来週の展示会で配布する資料を作ります。」
NO.3
マーケティング戦略を立てる場合
マーケティングの戦略を立てる際にも、5W1Hを活用しましょう。
| When（いつ） | 10月 |
|---|---|
| Where（どこで） | 自社のECサイト |
| Who（だれが） | おしゃれに敏感な20代女性 |
| What（なにを） | クリスマスコスメ |
| Why（なぜ） | 売上アップ |
| How（どのように） | InstagramやTikTokに広告を出稿 |
これらの情報を整えて文章にすると、以下になります。
「自社のECサイトで販売しているクリスマスコスメの売上アップのために、おしゃれに敏感な20代女性に向けて、10月からInstagramやTikTokに広告を出稿します。」
NO.4
新商品の開発を行う場合
5W1Hは新商品の開発にも役立ちます。
| When（いつ） | 24時間 |
|---|---|
| Where（どこで） | 駅ビル |
| Who（だれが） | 仕事に忙しいビジネスマン |
| What（なにを） | いつでも利用できるフィットネスジム |
| Why（なぜ） | 運動不足を気にする人が増加傾向 |
| How（どのように） | 月額2980円で使い放題 |
これらの情報を整えて文章にすると、以下になります。
「運動不足を気にする人が増加傾向にあるため、仕事に忙しいビジネスマンに向けて、月額2980円で使い放題の24時間いつでも利用できるフィットネスジムを、駅ビルに出店する企画です。」
5W1Hを応用したフレームワーク
業務や日常で役立つフレームワークは5W1Hだけではなく、さまざまな応用形もあります。それぞれの違いを確認し、適切なフレームワークを使いましょう。
APPLICATION 1
5W2H
5W1Hに「How much（いくら）」を加えたのが、5W2Hです。
売上や利益、予算や販売価格など、金額を示す情報が必要な場合に用います。
APPLICATION 2
5W3H
5W3Hは、5W2Hにさらに「How many（どのくらい）」を加えたフレームワークです。
販売数や仕入れ数など、金額と数を示す情報が必要な場合に活用します。
APPLICATION 3
7W2H
5W1Hに、「Which（どちら）」「Whom（だれに）」「How much（いくら）」を加えたのが、7W2Hです。
5W1Hと比較して、選択肢や対象者が明らかになるため、マーケティング戦略や事業戦略の立案に役立ちます。
まとめ
円滑なコミュニケーションを実現できる5W1Hは、業務や日常などさまざまなシーンで役立つフレームワークです。
「すべての要素をもれなく含めて話を組み立てれば、情報伝達のミスや無駄なやり取りを減らせます！
基本のフレームワークをマスターし、状況に合わせて順番を入れ替えるスキルを養えば、活用の幅が広がります。
